Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm Quy chế, Quy định và Quy trình do doanh nghiệp ban hành.
Việc ban hành hệ thống quy chế, quy phạm, quy trình có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý điều hành doanh nghiệp; tuy nhiên để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạm hợp pháp, phù hợp thực tế, đảm bảo tính khoa học ứng dụng là điều không đơn giản. Quy phạm nội bộ, phải đảm bảo:
- Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật.
- Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực cụ thể.
- Tính hiệu quả: Quy phạm nội bộ tạo hành lang pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp, góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp; khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi;
Trước khi xây dựng quy phạm nội bộ, cần xác định mục đích, sự cần thiết, phạm vi, đối tượng điều chỉnh cụ thể. Xác định được mục đích và đối tượng chính là doanh nghiệp đã xác định được “tên loại” quy phạm cần ban hành. Quy chế, quy định, quy trình là những thuật ngữ riêng dành cho những mục đích và đối tượng riêng đó.
Vậy khi nào thì sử dụng “QUY CHẾ”, khi nào sử dụng “QUY ĐỊNH“, và khi nào sử dụng “QUY TRÌNH“. Muốn sử dụng đúng, nhất thiết chúng ta phải hiểu về bản chất của những thuật ngữ này; qua đó phân biệt sự khác nhau giữa Quy chế, Quy định, Quy trình là như thế nào.
